Comment choisir une solution de  gestion électronique de documents (GED construction)

Un outil gestion électronique documentaire (GED) permet de collecter, stocker et archiver un grand nombre de documents et de données.  Appliquées à la construction, ces « armoires à plans » permettent de fluidifier les processus de validation,  visas de plans et maquettes BIM, des documents administratifs, des notes techniques mais aussi d’enregistrer un historique complet des modifications de documents d’entreprises et de vos échanges. 

La gestion documentaire pour vos projets

Les GED pour la construction

Comment choisir une solution de gestion de documents GED construction. Dossier complet en cliquant ici

De la conception à la maintenance, les outils de gestion documentaires pour la construction permettent de suivre le cycle de vie d’un document, de sa création (ou numérisation) à son archivage électronique.

Caractéristiques d’une solution de gestion des documents (construction)

  • Traçabilité des modifications et de l’historique sur votre espace GED
  • Numérisation et codifications des documents par un système de métadonnées.
  • Gestion des types de documents : documents techniques, courriers, documents administratifs et projets de construction
  • Signature électronique de vos documents numériques
  • Connecteurs pour la reprographie de vos plans
  • Gestion des documents en base de données ou par arborescence
  • Analyse de la productivité dans la gestion du cycle de vie des documents électroniques.
  • Gestion des visas de plans (autocad/pdf) ou des maquettes BIM (Revit et autres éditeurs)
  • Gestion des modèles et des gabarits (selon le fournisseur)
  • Automatisation des workflows pour la validation et la diffusion des documents pour votre projet et gestion des visas.
  • Gestion des droits d’accès et de consultations des documents par les utilisateurs/administrateurs
  • Indexation des documents (par un traitement complet des contenus ou par OCR) pour effectuer des recherches plein-texte.
  • Formulaire de catégorisation pour faciliter l’accès aux documents stockés sur l’espace.
  • Intégration d’un outil de visualisation de plans/maquettes BIM
  • Revue de projets de construction collaborative (selon le fournisseur)
  • Tableau de bord pour faciliter le pilotage d’opérations

La dématérialisation des documents et leurs solutions de gestion électronique demande une expertise dans le paramétrage des automatisations (workflows, visas de plans etc.). Ces compétences demandent d’avoir une expérience de la vie d’un projet de construction ou d’immobilier. Pour aller plus loin dans le paramétrage, il est possible d’interfacer ces outils avec vos systèmes d’informations ou intranet.

A quoi servent les GED?

  1. Numériser, classer et archiver pour éviter la perte de documents d’entreprise (par exemple avec un logiciel de gestion de documents comme sharepoint)
  2. Éviter la prolifération de documents-papier
  3. Gagner du temps dans la validation des documents (Plans CAO ou maquettes BIM par exemple)
  4. Favoriser le travail collaboratif
  5. Limiter les erreurs de transferts ou de bureautiques
  6. Réduire les coûts liés à ces erreurs
  7. Avoir une vue de l’ensemble des documents
  8. Suivre un processus métier strict grâce aux nomenclatures, métadonnées et workflow
  9. Classer vos documents dans des répertoires pour les retrouver facilement
  10. Définir un référentiel documentaire pour retrouver vos contenus en un clin d’œil.
  11. Analyser la vie de vos documents d’entreprises grâce à un logiciel de gestion (statistiques)
  12. Permettre l’archivage de vos documents de projet

Il existe plusieurs types de GED.

  • Les solutions de gestion électronique open source. Ces logiciels sont peu personnalisés pour le domaine de la construction. Même si elles permettent la numérisation et la diffusion de documents, elles n’auront pas les fonctionnalités attendues pour le secteur de la construction ou de l’immobilier.
  • Les GED « closed-source » ou propriétaire orientés pour les projets de construction. Solutions plébiscitées par La Tech du BTP, elles vous permettront d’aller plus loin dans la gestion de vos solutions (BIM, workflow de validation de visa de plans etc.)
  • Les solutions généralistes de gestion documentaire (type sharepoint). Ces solutions peuvent être paramétrées pour faciliter la gestion complète d’une entreprise. Ces solutions nécessitent un paramétrage pour que le stockage et la diffusion des documents correspondent à l’ensemble des processus métiers d’une entreprise.

 

 

En mode Saas ou directement installé sur les serveurs de votre société, les solutions de GED vous permettent de numériser, de classer, d’accorder l’accès au documents d’entreprise. Qu’il soit interfacé avec votre ERP/SI ou comme simple solution pour gérer vos documents de projets, le but des logiciels de GED est de simplifier vos flux documentaires pour gagner du temps dans le partage/diffusion des documents, l’automatisation de la gestion des visas, les signatures électroniques ou même l’archivage.

Pour vous aider dans votre choix de logiciel de gestion, il est important de demander des conseils auprès d’un société sérieuse capable de comprendre vos processus métiers et la façon dont vous organisez le partage documentaire.

D’un point de vue financier, l’implémentation d’un logiciel de GED permet une réduction de coût importante (gains de temps dans les diffusions, l’automatisation des validations ou encore les signatures électroniques etc.)

Les entreprises du moment

BIM Connection

Bim Connection propose un logiciel Saas de gestion électronique pour la construction. pouvant être utilisée sur des petits chantiers comme des chantiers d’ampleur importante. Spécialisé dans le BIM, ils permettent un suivi adapté à la gestion des maquettes et un outil de gestion documentaire très simple d’utilisation.