L’optimisation de votre réponse aux appels d’offres au cœur de la croissance des affaires
Benjamin GARCIA, directeur commercial chez Jack in the Box, répond aux questions de La Tech du BTP. Les réponses aux appels d’offres sont au cœur des enjeux des entreprises en 2021.
LTB. Le niveau d’exigence des donneurs d’ordres augmente considérablement lors des appels d’offres. Côté entreprises du BTP, quels sont les enjeux de la réponse à ces appels d’offres ?
BG. Depuis quelques années, nous constatons une exigence croissante des donneurs d’ordres sur la qualité des mémoires techniques. Ils attendent des documents plus précis, plus synthétiques et plus agréables à lire. Cette exigence implique plus d’efforts des bureaux d’études (BE) alors que les temps de réponse se réduisent.
Il y a donc un double enjeu temps/qualité auquel les entreprises sont contraintes de s’adapter pour ne pas dégrader leur note. Pour y arriver, les entreprises sont obligées de renforcer leurs équipes. Cela a un impact direct sur la rentabilité des affaires.
En 2021, quels sont les usages et quelles en sont les limites ?
BG. Les entreprises font avec les moyens du bord et avec les outils bureautiques classiques (souvent Word) qu’elles ont à leur disposition. Leur constat est qu’il y trop de perte de temps pour une réponse à appel d’offres qui n’est pas toujours à la hauteur des attentes du client et de l’image de marque.
Les bureaux d’études (BE) souhaitent pouvoir se concentrer sur leur valeur ajoutée, leur expertise technique. Malheureusement ils perdent un temps considérable à manipuler Word, respecter la charte graphique, à agglomérer les différents contenus, notamment le mémoire technique… Ils expriment souvent le côté « artisanal » de leur démarche, impliqué par un manque de formation sur ces outils.
Quelle est la solution aux difficultés de constitution de la réponse?
Depuis plusieurs années, Proposal Studio s’inscrit dans une démarche globale de digitalisation des process des entreprises du BTP et de la construction.
C’est une solution métier dédiée qui permet d’optimiser les processus de réponses aux appels d’offres, de création de mémoire technique et de gagner en productivité TOUT en élevant le niveau global de qualité des documents.
Les bureaux d’études (BE) peuvent enfin exploiter leur temps de manière efficiente et rationaliser l’énergie investie pour leurs réponses commerciales et techniques. L’activité se professionnalise, le savoir devient partagé.
Concrètement, comment se passe la constitution du dossier de réponse?
Adopter une démarche de Proposal Management, c’est industrialiser sa démarche de production des écrits commerciaux grâce à un outil.
1. Une démarche de Proposal Management passe par une première étape de réflexion profonde sur les méthodes de réponses aux appels d’offres ou de propositions commerciales. Le processus est réfléchi, revu, optimisé. Le but est de comprendre comment l’entreprise produit ses documents de réponse pour simplifier leurs compositions a posteriori.
2. La deuxième étape c’est la mise en musique grâce à Proposal Studio, notre logiciel de rédaction d’offres. Ses fonctionnalités pensées pour la rédaction des écrits commerciaux permettent de produire des offres de qualité tant sur le fond que sur la forme. Les éléments standards sont paramétrés pour s’adapter au contexte du client et les éléments particuliers sont rédigés simplement grâce à nos outils de rédaction. L’ensemble des documents est mis en forme en respectant la charte graphique de l’entreprise.
>> Résultats : plus de cohérence, plus de collaboratif avec pour finalité plus d’efficacité commerciale en termes de productivité et de qualité.
Quels sont les bénéfices ressentis par vos utilisateurs ?
Nous avons entendu des utilisateurs nous dire que la pire des choses qui puissent leur arriver serait de retourner sur Word ! Concrètement, on peut gagner jusqu’à 50% de temps sur l’édition
Parmi nos clients, le groupe Lhotellier par exemple, témoigne : « On obtient de bonnes notes pour nos mémoires techniques, il est évident que cela fait basculer le choix dans certains appels d’offres ».
En aparté : Focus sur la dématérialisation de la commande publique
La dématérialisation des marchés publics à provoqué un séisme dans la formation des dossiers de candidatures. Entre les plateformes de recherche de marchés, les dépôts par internet, les signatures électroniques sécurisées et les systèmes de facturation, la commande publique a fait une véritable révolution. Côté entreprises, la qualité des réponses aux appels d’offres doit s’améliorer : l’exigence des acheteurs publics vis-à-vis des dossiers de candidature ne fait que s’accroitre
Pour en savoir plus sur ces outils, prenons le temps d’échanger ⤵
Vous pouvez aussi nous suivre sur twitter et sur notre page entreprise