Sous-traitance BTP
La digitalisation permet de faire des économies facilementLa sous-traitance dans le BTP est une pratique très courante puisque plus 75% des entreprises de travaux y ont recourt. Même Le concept d’entreprise générale n’est pas un concept nouveau (voir le passionnant article de EGFBTP), La tendance est en train de s’accentuer. Pour cela, les entreprises doivent s’organiser afin de gérer au mieux le processus de travail avec les prestataires. Cela peut devenir un véritable casse-tête et source d’erreurs (travail dissimulé, problème dans l’exécution du contrat).
Dans cet article, nous vous exposerons les différentes erreurs récurrentes que vivent les entreprises du BTP qui externalise certaines parties de leur marché. Afin de sous-traiter dans les meilleurs conditions, nous vous présenterons un logiciel qui automatise toute la gestion de la sous-traitance du BTP mais aussi du secteur de l’énergie et des télécommunications.
La gestion de la sous-traitance dans le BTP – Les 4 principales problématiques
1. Identifier la sous-traitance et effectuer ses consultations
Démarrer un chantier demande beaucoup de préparation et la recherche de sous-traitances peut être complexe :
- Vous ne connaissez pas le tissu d’entreprise dans la zone du chantier.
- Votre sous-traitant habituel est déjà occupé sur un autre projet de construction.
- Vous cherchez des sous-traitants capables de répondre avec des prix sérés.
Pour cela, vous êtes obligés de faire des recherches longues et fastidieuses. Puis, après avoir identifiés les potentiels partenaires de votre projet, vous devez organiser et comparer les offres reçues. Cette charge de travail comportent énormément de petites tâches utiles mais chronophages :
- Relance par email/téléphone.
- Comparaisons des offres reçues.
- Envoie des notifications d’acceptation des dossiers.
- etc.
Mises bout-à-bout, ces tâches à faibles valeurs ajoutées représentent plusieurs semaines de travail pour un conducteur de travaux.
2. La gestion des contrats du sous traitant
Une fois signé par toutes les parties, la vie d’un contrat de sous-traitance ne s’arrête pas ici. Les aléas du chantier impliquent régulièrement la signature de nouveaux marchés (Ordre de service). Il faut donc doubler de vigilance et d’organisation pour que toutes les parties intéressées puissent retrouver les bons documents avec les bons statuts.
3. Valider la conformité juridique des entreprises de travaux
En tant que donneur d’ordre, vous êtes dans l’obligation de récolter les documents suivants :
- L’attestation de vigilance
- L’attestation de régularité fiscale
- L‘extrait de l’inscription de l’entreprise
- La liste nominative des salariés étrangers hors EEE ou attestation sur l’honneur du non-emploi de salariés étrangers hors EEE
Ces documents vous sont demandés afin de lutter contre le travail dissimulé, la fraude fiscale etc. De la même manière que pour la gestion des contrats, les rendre accessible dans un même environnement n’est pas forcément aisé (Drive mal organisé, mal configuré, etc)
4. Suivre le travail et le paiement des sous-traitants
Le quotidien d’un conducteur de travaux est aussi rythmé par la gestion des avancements de chantier et la finance. Développés par les ingénieur pour gérer la sous-traitance d’un chantier, les tableaux Excel sont légions. Ces tableaux montrent souvent des limites quand il s’agit de collaborer, éviter les erreurs de saisie, etc.
De l’édition des avancements à la finalisation du paiement, les envois de mails fusent dans tous les sens. Parfois, ils restent bloqué par mégarde dans les méandres des boites mails. La sous-traitance devient Les conducteurs finissent par faire tout sauf suivre le chantier en lui même.
Gérer sa sous-traitance BTP grâce à un seul et même logiciel
Même si beaucoup d’entreprises donneurs d’ordre se sont déjà organisées, toutes n’utilisent pas de solutions de gestion. Les processus internes peuvent être fastidieux et remplacés par un SEUL ET MEME OUTIL.
Identifié depuis longtemps par La Tech du BTP, nous avons décidé de vous présenter Addworking. Logiciel créé il y a maintenant 4 ans, Addworking est outil qui permet de suivre toute la vie de la sous-traitance. Voici les principales fonctionnalités de l’outil :
Sourcing et qualification de nouveaux sous-traitants
Avec plus de 200 000 entreprises du btp répertoriés, Addworking offre la possibilité de trouver votre sous-traitance avec une simplicité déconcertante. En plus d’une large base de données de prestataires du BTP, vous pouvez également sélectionner votre sous-traitant en fonction de son historique de missions et de ses caractéristiques (ex : conformité, habilitations, zone d’intervention etc). Ainsi, vous maîtrisez les risques de vos chantiers et sécurisez vos marges futures.
La gestion des consultations des sous traitants BTP
Pour mettre fin aux envoies de mails et pertes d’informations, Addworking a développé un outil de gestion des consultations. En centralisant l’ensemble des réponses des entreprises, le donneur d’ordre gagne en efficacité dans ses prises de décisions. Il peut comparer les réponses de ses futurs sous-traitants
Gérez tout le cycle de vie des contrats et documents administratifs des sous-traitants
Centraliser les documents administratifs du chantier peut être un véritable calvaire : Le drive n’est pas à jour, le statut du contrat n’est pas à jour, etc. Il existe beaucoup de solutions pour gérer des documents (dropbox, GED, etc) mais aucune ne centralise l’ensemble de la gestion de la sous-traitance BTP.
Addworking propose une solution de gestion des documents administratifs :
- Compliance : Collecte et vérification des documents administratifs du sous-traitant par le donneur d’ordre
- Edition : Définition des clauses à partir d’un modèle généré sur la plateforme
- Envoi et signature pour réduire les temps de conclusion d’accords.
- Stockage et mise à disposition des parties prenantes
Des consultations aux avancements : un suivi de chantier efficace !
Plus de quatre-vingt% des entreprises sont mal renseignées sur la progression des sous-traitants selon une étude réalisée par Oxford Economics. Pour simplifier la mise en place d’actions régulières de contrôle, Addworking a développé un outil de gestion des avancements. Cette étape est cruciale pour le donneur d’ordre. Elle va lui permettre d’éditer les factures avec le montant correspondant aux travaux réalisés.
Gérer la facturation et le paiement dans un seul et même outil.
Suite à la mise à jour de l’avancement, Il est dorénavant possible pour le sous-traitant de créer sa facture directement depuis la plateforme. Pour le donneur d’ordres, l’avantage est de centraliser la collecte des factures (ou passer à la facturation unique) et de payer directement depuis la plateforme.. La dématérialisation du traitement des factures ou encore l’automatisation de certaines opérations permettent de respecter les délais de paiement et donc de fidéliser les sous-traitants. 😎
Logiciel de gestion de la sous-traitance BTP : Notre conclusion
Passer d’un fichier Excel à la solution AddWorking, c’est changer de stratégie et de façon de travailler. Chaque métier possède des tâches parfois longues et peu valorisantes pour les équipes :
- Concaténer des documents (certification, reçues d’échange email, factures, etc.)
- Rechercher les bonnes versions de documents et éviter les pertes de temps.
- Partager à ses collègues sans avoir à utiliser votre boite mail.
- Rassurer et fidéliser vos partenaires et sous-traitance.
L’intérêt d’un tel changement est de centraliser toutes les informations, les rendre accessible et fluidifier les échanges liés à tout vos processus. Au delà de l’aspect purement numérique, l’outil est ergonomique et moderne. Il facilite ainsi la transition numérique de votre activité tout en respectant la qualité des échanges avec vos sous-traitants.