Logiciel GED: un outil pour communiquer et structurer l’entreprise
Communiquer efficacement dans et entre les équipes est un enjeu majeur dans les organisations. Un logiciel ged (ou document management) propose un ensemble de fonctionnalités qui facilitent la communication et la gestion des documents. Il est idéal pour structurer le contenu d’un projet, collaborer, échanger et gérer les échanges avec l’interne comme l’externe. Ces logiciels ne doivent pas être confondus aux logiciels ERP qui englobent d’autres solutions métiers.
Dans cet article, nous expliquerons le fonctionnement de ces outils et présenterons les bénéfices qu’ils apportent.
1. Les logiciels GED pour communiquer en entreprise
La collaboration est devenue un facteur essentiel de succès dans le monde des affaires. Avec la multiplication des partenariats, des projets et des équipes en interne, les échanges de documents électroniques sont incessants. La gestion documentaire gère ces flux et permet aux collaborateurs de partager, de structurer et d’organiser leurs documents. Les utilisateurs peuvent ainsi travailler ensemble, partager des informations, avec leur équipe et avec leurs partenaires. Les logiciels GED permettent d’améliorer la communication entre les collaborateurs et d’optimiser le temps de travail de chacun.
Nous présenterons les fonctionnalités qui facilitent la collaboration, l’échange de documents et l’organisation des contenus. Nous aborderons également la gestion des droits d’accès aux documents.
2. Fonctionnement des logiciels GED
Les logiciels de gestion électronique de documents sont des systèmes de gestion de documents en ligne. Ils permettent de télécharger et d’organiser les documents dans un portail sécurisé. Ces systèmes sont donc la solution idéale pour les PME, ETI ou grandes entreprises qui doivent partager et faire circuler des documents entre les départements. Les GED permettent ainsi de créer un espace de travail collaboratif.
Les logiciels GED permettent de mettre en place une organisation adaptée aux besoins de l’entreprise. Les documents peuvent être classés et regroupés par affaires ou par projets. Les différents collaborateurs peuvent ainsi accéder aux documents dont ils ont besoin.
Les GED permettent de gérer les droits d’accès aux documents et d’en contrôler l’utilisation. Les collaborateurs peuvent voir les informations qui leur sont accessibles et les répertoires auxquels ils ont accès. Ils peuvent ainsi consulter leurs propres documents, mais pas ceux des autres collaborateurs.
Aussi, ces logiciels permettent d’éviter la prolifération de document-papier, avoir une vue d’ensemble de tous les documents, réduire les coûts de management et d’organisation. Bref, vous l’aurez compris, mettre en place une GED apporte beaucoup d’avantages.
Déploiement d’un logiciel GED : Vidéo d’explication
La Tech du BTP selectionne pour vous une vidéo parlant de la gestion du déploiement d’une GED en entreprise.
3. Les différentes fonctionnalités des logiciels GED
Les logiciels GED intègrent des fonctionnalités avancées, comme la gestion des versions, de l’approbation et de la notification, la recherche documentaire, l’archivage et la valorisation des documents.
- L’ajout de documents, la modification et l’historique de chacune des versions.
- La codification automatique des documents en fonction des ajouts et des versions. Cette codification correspond aux métadonnées qui permettront de retrouver plus facilement le document.
- L’ajout de tous les types, extensions pour vous permettre de travailler sur l’ensemble de vos documents.
- Des visionneuses de documents (maquette, PDF, Word, etc)
- Des outils de signature électronique pour certifier la valeur d’un document.
- Des outils de connections aux différents reprographes avec lesquels vous travaillez (particulièrement pour le domaine de la construction).
- Recherche de documents, par arborescence ou en base de donnée
- Des tableaux de bords pour analyser votre productivité ainsi que la gestion du cycle de vie de vos documents.
- L’ajout et la gestion des visas de plans ou maquette pour le domaine de la construction.
- La création de gabarits ou de documents sur mesure.
- La Gestion des visas de plans ou de maquettes pour les projets de construction.
- La Gestion des droits d’accès et de consultations des documents par les utilisateurs/administrateurs.
- L’indexation de tout vos documents d’entreprises pour effectuer des recherches « plein texte »
La liste des fonctionnalités peut être longue et évolutive. Il est souvent intéressant, pour connaitre l’ensemble des fonctionnalités de votre logiciel, de se rendre sur le site web de l’éditeur et d’y consulter la liste des fonctionnalités et les documents dédiés.
4. Pourquoi mettre en place un logiciel GED
L’utilisation des logiciels GED est idéale pour les entreprises qui souhaitent automatiser leur gestion de données. La gestion documentaire n’est pas la seule utilisation possible. En effet, au delà du document, les entreprises mettent en place cet outil pour sécuriser les données, limiter les risques de défaillance de procédure
Le logiciel GED pour la gestion documentaire
Les GED assurent la gestion des documents en entreprise, que ce soit par le biais de la création, de la gestion et de la mise en forme des documents. La gestion d’un document passe notamment par l’élaboration d’une stratégie d’archivage, de recherche et de recouvrement. Les outils de GED permettent un accès rapide aux documents, quels que soient les supports ou les fichiers utilisés.
Le logiciel de GED pour la sécurisation des données
La sécurisation des données est un enjeu majeur dans l’entreprise. Les logiciels de GED permettent d’assurer leur protection en réduisant les risques liés à leur perte, à une utilisation non autorisée ou à une manipulation illicite.
Le logiciel GED pour la gestion des risques
La gestion des risques peut être l’une des premières missions confiées aux utilisateurs de GED. Les logiciels de GED permettent d’identifier les risques, et d’atténuer les conséquences de leurs éventuelles réalisations, en vue d’une meilleure maîtrise des processus métiers.
Le logiciel GED pour la sécurisation des données
La sécurisation des données est un enjeu majeur dans l’entreprise. Les logiciels de GED permettent d’assurer leur protection en réduisant les risques liés à leur perte, à une utilisation non autorisée ou à une manipulation illicite.
5. Les fournisseur de logiciels GED parmi nos partenaires
Les logiciels de GED présents sur le marché peuvent varier en fonctionnalités et en design. Nous avons sélectionné quelques logiciels dédiés au monde de la construction et de l’immobilier. Voici la liste :
