Comment choisir une application de suivi de chantier en phase travaux ou lors  des OPR (opérations préalables à la réception)?

Qu’est-ce que les OPR ?

Les OPR ou opérations préalables à la réception est une phase du chantier ou l’entreprise responsable des travaux de construction, le maître d’œuvre et le maitre d’ouvrage confirment la fin des travaux et le début des garanties légales :

• Garantie de parfait achèvement GPA
• Garantie de bon fonctionnement (garantie biennale)
• Garantie décennale
• Garantie contractuelle

Le but des OPR est de reconnaitre les ouvrages réalisés (grâce au dossier des ouvrages exécutés DOE), la constatation des malfaçons et imperfections, les prestations non réalisées, le repliement des installations de  chantier, etc. Cette étape est clôturée par la signature d’un PV de réception. 

Les fonctionnalités communes des logiciels d’OPR

Le grand principe des applications d’OPR ou de suivi de chantier est de vous permettre de pointer un défaut ou une réserve sur un plan/maquette de bâtiment/ouvrage. Historiquement, les applications sur tablette étaient destinées aux opérations préalables à la réception, mais se sont imposées ensuite dans le suivi de chantier pour toutes les phases du chantier. Voici les principales fonctionnalités que l’on peut retrouver

Les réserves/observations de chantier permettent :

• La pose de réserves sur un plan (en 2D) ou sur un modèle 3D traitant de l’information BIM.
• D’ajouter un commentaire ou informations supplémentaires améliorant la pertinence et la qualité de l’observation.
• De prendre une ou plusieurs photos et de les annoter pour pointer un défaut ou une situation à risque.

Les applications d’OPR permettent aussi :

1. D’établir un workflow de travail simple de la pose de l’observation de chantier jusqu’à sa levée (Particulièrement en phase OPR). L’entreprise de travaux peut s’impliquer et traiter ces observations grâce aux applications Android, Microsoft ou Apple disponibles sur les stores. Ces outils sont particulièrement efficaces pour favoriser le travail collaboratif. 

2. L’envoi de rapports aux entreprises de travaux. Ils peuvent ainsi préparer leurs travaux en amont et connaître l’ensemble des tâches à effectuer. Sur certaines solutions, il est tout à fait possible d’avoir des phases dédiées pour le gros-œuvre, le second œuvre, etc. pour permettre à tous les acteurs de travailler indépendamment les uns des autres. Lors de la phase OPR, les entreprises reçoivent la liste des réserves à traiter directement par mail et peuvent ainsi les traiter plus rapidement et avec plus de détails. 

3. Le travail en offline quand la tablette ou le téléphone n’est pas connecté au wifi ou aux réseaux 4G. La synchronisation des données se fait au retour de la visite de chantier.

4. La visualisation des statistiques de vos réserves/observations de chantier. C’est grâce à cette fonctionnalité centrale que vous allez pouvoir prendre du recul sur vos processus et l’activité de vos sous-traitants/entreprises de travaux. Quel est le temps d’intervention moyen du lot peinture ? Combien de réserve par m² ?

5. Les rapports de réunion de chantier : Très pratique pour communiquer les rapports de réunion de chantier dans un format standard avec les données du terrain et la liste des personnes en présence, les documents de références, etc. C’est un aspect important des outils de suivi de chantier pour développer l’esprit d’équipe et le travail collaboratif.

6. Les supports sur tablettes et téléphones : Les logiciels de suivi de chantier sont utilisés sur ordinateur (en ligne) via un navigateur, sur tablette (Microsoft Surface, iPad Apple, Android) et sur téléphone. Il convient de vérifier avec l’éditeur de la compatibilité des supports avec les applications.

Les fonctionnalités spécifiques des logiciels d’OPR ou de suivi de chantier

Les formulaires de contrôles

Facilitant le travail des QSE, les outils de formulaire permettent de traiter les non-conformités dans un même format. Vous pouvez ainsi numériser vos fiches qualité, sécurité, environnement ou même d’avancement et les faire appliquer à l’ensemble de vos collaborateurs. Certains éditeurs proposent même la création de formulaires reprenant la forme exacte de vos fiches internes. D’un point de vue RH, il est intéressant de mettre en œuvre ces outils de formulaires : cela réduit le temps de formation des étudiants et facilite le recrutement. En phase OPR, les checklist permettent de lister tous les sujets ou tâches à effectuer avant les réceptions.

Le BIM

Les lecteurs de maquettes BIM permettent la lecture des modèles 3D. Selon l’éditeur, il sera possible d’ajouter des observations, des réserves d’OPR, des documents ou des contrôles directement dans les objets BIM. Certaines applications permettent même la modification de l’affichage de familles d’objets, rajouter des éléments financiers ou techniques, etc. Le BIM est à la portée de toutes les tablettes pour aller directement sur le chantier.

Le planning

L’implémentation d’un planning chantier sur les outils de suivi de chantier/OPR permet de pointer les tâches effectuées, notifier de l’avancement des travaux et faire de la gestion d’équipe. Particulièrement apprécié par les directions et le client maître d’ouvrage, il permet de communiquer rapidement sur l’avancement des travaux et de promouvoir le travail collaboratif. Un bon suivi de planning permet de limiter les retards de livraison et d’effectuer les OPR en temps et en heure

La GED

Même si la GED (gestion électronique des documents, NDLR) est un outil de travail à part entière, certains éditeurs proposent cette solution pour faciliter la lecture de documents sur site. La validation des plans et maquettes BIM permettent automatiquement (après une validation manuelle) d’ajouter les derniers indices sur les supports tablettes ou téléphones. Les confusions et erreurs de plans ne sont plus possibles. Ces GED appelées aussi Boites à plans, permettent ainsi de faire le lien entre le chantier et les différents acteurs (Bureaux d’études, maître d’ouvrage, MOE, Architectes). Pour faciliter la création d’un DOE numérique (dossier des ouvrages exécutés), il est important de mettre une gestion électronique des documents de la conception à l’achèvement des travaux. Voir notre dossier GED

La gestion des équipements

Pour simplifier le travail des installateurs vis-à-vis de l’installation et de la mise en services des équipements. En collectant les données (Débits, volumes, statuts, photos, formulaires par exemple), vous permettez l’analyse des équipements et ainsi une implémentation de qualité.

La gestion des calques techniques

Particulièrement intéressant pour les lots techniques CVC, plomberie, etc. Vous pouvez activer ou désactiver la visualisation de ces plans (CVC, Électricité, etc.) en superposition de la 2D ou directement dans la maquette BIM (il faudra sélectionner la bonne classe d’objets). 

La localisation des défauts sur carte (google par ex)

Quand les entreprises de travaux publics veulent travailler sur des plans, les plans sur tablettes peuvent être facilement inutilisables. Les portions de routes ou de chemins de fer ne permettent pas une visualisation optimale pour l’utilisateur. En utilisant des cartes (Google ou autres), vous simplifiez la pose d’observations ou de défauts de conformités et la remontée d’information du chantier. 

Les messageries instantanées

Les chat en ligne permettent de faciliter la collaboration des équipes et des sous traitants sur des tâches ou des observations. Ainsi, ces discussions en ligne permettent de faciliter la levée des réserves par un travail plus collaboratif. 

3. Les fonctionnalités de suivi de chantier pour les maîtres d’ouvrage (promoteurs, bailleurs, etc.) hors phase OPR

Lors d’un achat d’un logement, il peut être utile de mettre en place un espace acquéreur pour communiquer avec l’acheteur du lot. Après la phase d’OPR et pendant la phase de garantie de parfait achèvement (GPA), le preneur peut effectuer ses réclamations directement en ligne. Pour ce faire, le promoteur immobilier intègre les plans du logement et connecte tous les acteurs du chantier concernés par cette phase (sous-traitants, etc.). Le preneur peut prendre rendez-vous en ligne, prendre des photos du défaut et le notifier sur le plan 2D, etc.
L’entreprise de travaux confirme ses disponibilités pour effectuer les réparations des défauts constatés.

Pour aller plus loin, certains éditeurs proposent un système de lettre recommandée avec accusé de réception pour demander de procéder à la remise en conformité du logement dans les meilleurs délais. Ces outils sont généralement mis en place pour améliorer la communication avec les acquéreurs et augmenter la satisfaction client à l’instar de l’espace acquéreur va permettre d’effectuer toutes les réclamations directement en ligne. C’est un outil qui peut être destiné aux bailleurs sociaux pour maintenir un contact régulier avec les locataires et d’entretenir le bâtiment en fluidifiant les demandes. Même si ces outils ne concernent pas la phase OPR.

4. Les fonctionnalités des outils de suivi de chantier/OPR qui font la différence

En phase de travaux ou lors des opérations préalables à la réception, il est important d’avoir un outil efficace avec lequel on est à l’aise.

• Poser simplement un réserve : C’est l’élément crucial des outils de suivi de chantier et particulièrement en phase OPR. Habituellement, cette action doit pouvoir être effectuée en un clic et doit pouvoir faire apparaître la liste des sous-traitants et des paramètres que vous aurez choisis préalablement.
• Les copier/coller : Quand l’on doit enregistrer plusieurs fois la même remarque, il est important d’avoir la possibilité de dupliquer la réserve précédente pour gagner en efficacité.
• La proposition d’observation en fonction de la fréquence d’utilisation. 
• Les menus accessibles : Documents, annuaire, plans, rapport de réserves, rapport de chantier, statistiques pour piloter les OPR ou le chantier. 
• Personnalisation des formulaires : La possibilité de créer facilement des formulaires pour effectuer ses contrôles ou ses checklists travaux.
• La personnalisation des réserves La possibilité de gérer ses paramètres/caractéristiques de réserves en toute autonomie
• Les plugins avec les logiciels de conception : La possibilité d’implémenter ses plans ou sa maquette directement depuis REVIT ou AutoCAD. Certaines sociétés proposent d’implémenter les plans et maquettes BIM pour vous, vous faisant gagner un temps précieux sur vos chantiers (découpage par appartement, zoning particulier, etc)
• La rapidité de chargement des plans et maquettes BIM : En un fragment de seconde, vous devez être capable rapidement consulter les plans ou la maquette d’un bâtiment. C’est une condition nécessaire pour effectuer vos visites de chantier avec l’architecte, le maître d’ouvrage ou même les sous-traitants/entreprises de travaux.
• Les API (Application Programming Interface). C’est la porte d’entrée et sortie des données des logiciels. Être capable de connecter plusieurs outils permet d’avoir des solutions métiers qui communiquent avec les mêmes codifications (nom du chantier, clients, etc) mais aussi de clarifier l’information transmise entre équipes. 

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