Logiciels GED : les adapter à votre métier

 

Vous avez l’intention de créer votre entreprise et vous voulez choisir le bon logiciel ? Comment trouver les bons logiciels GED (Gestion Électronique de Documents) pour votre entreprise ? En tant qu’utilisateur final, choisir un bon logiciel GED peut vous sembler ardu. Il est difficile de comparer les différents logiciels disponibles sur le marché, mais après la lecture de cet article, vous serait capable d’identifier le bon logiciel adapté à vos besoins et de contacter directement via le site.

Qu’est-ce qu’un logiciel GED ?

Une solution de Gestion Electronique des Documents (GED) est un ensemble d’outils permettant de gérer les données d’entreprise (données financières, données clients, données fournisseurs et produits, données RH et formation, données de stocks et d’achat…). Elle peut s’appeler Gestion documentaire ou logiciel GED. 

Ces systèmes d’information intégrés (ERP) permettent donc une gestion en temps réel de toutes les données de l’entreprise. Ils permettent d’optimiser le flux des informations dans l’entreprise, de réduire les erreurs humaines et d’accroître la productivité des collaborateurs.

Les solutions GED peuvent être utilisées par des entreprises de toute taille, du plus petit entrepreneur individuel au mastodonte de la grande distribution.

L’outil informatique n’est pas une fin en soi, mais un moyen pour atteindre un but précis : améliorer la gestion de l’entreprise.

Quel GED pour mon métier ?

Chaque métier et chaque entreprise a ses propres spécificités, ses propres problématiques et priorités dans la gestion de ses documents. C’est pourquoi il faut choisir un GED adapté à ses besoins en fonction de ce que l’entreprise produit et de son secteur d’activité.

Les logiciels GED dans le bâtiment

On peut par exemple trouver des solutions de gestion de documents spécifiques pour le secteur de la construction, la maçonnerie, le bâtiment, l’électricité, le génie climatique, la menuiserie, l’installation de chaudières ou encore le domaine du bâtiment tertiaire.

La GED permet en effet d’optimiser l’utilisation des données et documents nécessaires aux différents acteurs du monde du BTP (entrepreneur, bureau d’études, architecte, entrepreneur général) pour la préparation des différentes étapes de la réalisation d’un chantier.

Les applications de GED comme les logiciels de gestion de projet permettent notamment d’organiser et d’optimiser les tâches de chaque intervenant, de gérer les appels d’offres, d’effectuer un suivi des travaux, les factures et les stocks, pour le projet et l’entreprise.

Les Logiciels GED pour les métiers de l’industrie

Ils sont également concernés par la gestion de documents et peuvent bénéficier d’une solution de GED. Les logiciels de gestion de documents industriels permettent notamment de gérer les tâches administratives courantes des entreprises et d’optimiser l’organisation des flux. Des solutions sont aussi disponibles pour le secteur agroalimentaire, pour le contrôle qualité, les fabrications, la logistique, le service après-vente. Pour les entreprises de l’industrie chimique, le GED permet quant à lui de gérer les données relatives aux installations, aux procédés et aux produits dangereux pour assurer la sécurité des salariés.

Les GED pour l’éducation et de la formation.

Les logiciels de GED sont aussi très utilisés dans le domaine de l’éducation et de la formation. L’éducation nationale est un grand utilisateur de logiciels de gestion de documents et de gestion de projet. Ils permettent ainsi aux établissements d’enseignement supérieur d’optimiser l’organisation du travail et des étudiants. La formation professionnelle bénéficie également des avantages des logiciels de GED, notamment pour la gestion des formateurs et des stagiaires. Ils peuvent également être utilisés dans des centres documentaires (bibliothèques…) pour les catalogues et les inventaires.